INCENTIVA GROUP S.A.S.

Versión 1.0

Fecha de entrada en vigencia: 26 de febrero de 2026

1. Introducción y marco normativo

INCENTIVA GROUP S.A.S. (en adelante, “Incentiva”) reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia, adopta la presente Política para informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales y los mecanismos para ejercer sus derechos.

Esta Política se complementa con los avisos de privacidad, términos y condiciones de campañas/promociones, y con los consentimientos específicos que se presenten al titular en el momento de la recolección de la información (por ejemplo, en formularios web, WhatsApp, SMS, correo electrónico o aplicaciones).

2. Identificación y datos de contacto

Responsable del tratamiento: INCENTIVA GROUP S.A.S.

Incentiva atenderá consultas y reclamos por los canales anteriores o por los canales adicionales que publique en su sitio web.

3. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Incentiva en el desarrollo de sus actividades, incluyendo, sin limitarse a:

4. Roles en el tratamiento (Responsable / Encargado)

Dependiendo del servicio o campaña, Incentiva puede actuar como:

En campañas para terceros, el aviso de privacidad de la promoción y/o los términos de la actividad indicarán el/los responsable(s) y los canales específicos para ejercer derechos. Incentiva exigirá acuerdos de confidencialidad, instrucciones y medidas de seguridad con sus clientes y proveedores cuando corresponda.

5. Datos personales objeto de tratamiento

Según el canal, la campaña o el servicio, Incentiva podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos:

Datos sensibles: Incentiva sólo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y con autorización explícita. El suministro de datos sensibles es facultativo.

Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): si una campaña/servicio permite la participación de NNA, se solicitará la autorización del representante legal y se atenderá al interés superior del menor y sus derechos prevalentes.

6. Finalidades del tratamiento

Incentiva tratará los datos personales para las siguientes finalidades generales, y las adicionales que se informen en cada campaña o servicio:

Finalidades específicas de geolocalización (cuando aplique): validar cobertura o elegibilidad por ubicación, habilitar funcionalidades de la app, mejorar la seguridad y prevenir fraude.

7. Autorización y bases de legitimación

El tratamiento se realizará con base en: (i) la autorización previa, expresa e informada del titular, (ii) el cumplimiento de obligaciones legales, (iii) la ejecución de una relación contractual o precontractual, y/o (iv) otras causales previstas en la ley.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos (formularios, casillas de verificación, mensajes de datos, aceptación en app, grabaciones, etc.). El titular podrá revocar su autorización o solicitar la supresión de datos cuando sea procedente, conforme a la ley.

8. Tratamiento automatizado y uso de canales como WhatsApp

Incentiva puede utilizar automatizaciones y herramientas tecnológicas (por ejemplo, flujos conversacionales o chatbots) para gestionar registros, validaciones, comunicaciones y soporte. El titular entiende que, en canales de mensajería, el intercambio de información puede involucrar plataformas de terceros (p. ej., WhatsApp/Meta) sujetas a sus propias políticas. Incentiva, en todo caso, usará los datos exclusivamente para las finalidades informadas y aplicará medidas de seguridad razonables.

9. Transmisión, transferencia y terceros

Incentiva podrá transmitir datos a proveedores que apoyen su operación (hosting, mensajería, analítica, CRM, desarrollo, soporte, contact center, logística de premios), bajo acuerdos que exijan confidencialidad, seguridad y uso limitado a las finalidades contratadas.

En campañas para terceros, Incentiva podrá compartir con el cliente/contratante la información necesaria para la ejecución, auditoría, entrega de premios y cumplimiento de la actividad, conforme se informe en cada caso.

10. Transferencias internacionales

Cuando se requiera el tratamiento o almacenamiento de información fuera de Colombia (por ejemplo, servicios en la nube), Incentiva adoptará medidas contractuales y organizacionales razonables para proteger la información, en los términos de la normativa aplicable.

11. Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

12. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá enviar solicitudes al correo comercial@incentivagroup.co o a los canales publicados por Incentiva. La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular (o acreditación del representante), descripción clara de la petición, datos de contacto para respuesta y, cuando aplique, soportes.

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección/actualización/supresión/revocatoria): se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Revocatoria, supresión y efectos en campañas

La revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión procederá cuando sea viable legal y técnicamente y no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información. En promociones o campañas, la supresión o revocatoria puede impedir continuar con la participación o la entrega de beneficios, lo cual se informará en los términos de la actividad.

14. Seguridad de la información

Incentiva adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, considerando la naturaleza de la información y los riesgos asociados.

15. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales/contractuales, resolver disputas, realizar auditorías y gestionar reclamaciones. Una vez cumplida la finalidad, se eliminarán o anonimizarán según corresponda, salvo obligación de conservación.

16. Cookies y tecnologías similares (sitio web)

El sitio web puede utilizar cookies o tecnologías equivalentes para permitir su funcionamiento, mejorar la experiencia, realizar analítica y fortalecer la seguridad. El usuario puede gestionar cookies desde su navegador. Si Incentiva implementa un banner de cookies, allí se informarán opciones de configuración y preferencias.

17. Geolocalización en aplicaciones (cuando aplique)

Cuando una aplicación o servicio requiera geolocalización, Incentiva solicitará permisos del dispositivo y explicará la finalidad. El titular puede permitir o denegar el permiso desde su sistema operativo. Si se deniega, ciertas funcionalidades podrían no estar disponibles, lo cual se informará dentro de la app o el servicio.

Incentiva no utilizará la geolocalización para finalidades distintas a las informadas, salvo autorización adicional o deber legal.

18. Cambios y vigencia

Esta Política rige desde la fecha indicada en la portada y podrá ser actualizada. Cualquier cambio material será informado por los medios disponibles (sitio web, avisos de campañas o canales de contacto).